ในอดีต งานของ HR มักถูกมองว่าเป็นงานที่เต็มไปด้วยเอกสาร ตาราง Excel การตามงาน และการจัดการข้อมูลที่ซับซ้อน
แต่ในยุคที่เทคโนโลยีพัฒนาอย่างก้าวกระโดด AI Automation หรือการใช้ ระบบอัตโนมัติร่วมกับปัญญาประดิษฐ์ (AI)
ได้เข้ามาเป็นเครื่องมือสำคัญที่ช่วยให้ฝ่ายทรัพยากรบุคคลทำงานได้ง่ายขึ้น เร็วขึ้น และชาญฉลาดยิ่งขึ้น
สำหรับ HR ที่ยังไม่เริ่มต้นใช้ AI หรือระบบ Automation อาจสงสัยว่า
“งานอะไรบ้างที่ AI ช่วยได้จริง?”
“เราจะเริ่มเปลี่ยนงานซ้ำ ๆ ให้เป็นระบบอัตโนมัติได้จากตรงไหน?”
บทความนี้จะพาคุณไปรู้จักกับ 5 งาน HR ที่เปลี่ยนชีวิตได้ทันทีเมื่อใช้ AI Automation
พร้อมแนวทางเริ่มต้นแบบง่าย ๆ ที่คุณทำได้เองโดยไม่ต้องเป็นโปรแกรมเมอร์
1. แจ้งเตือนวันครบกำหนดอัตโนมัติ
ก่อนใช้ AI Automation
HR ต้องคอยเปิดไฟล์ ตรวจวันครบกำหนดของพนักงาน เช่น
- วันครบกำหนดทดลองงาน
- วันประเมินรอบปี
- วันต่อสัญญาจ้าง
หากลืมหรือแจ้งช้า อาจส่งผลต่อการบริหารจัดการบุคลากร
หลังใช้ AI Automation
คุณสามารถตั้งระบบให้ แจ้งเตือนล่วงหน้าแบบอัตโนมัติ ผ่าน Email หรือ Line Notify ได้ เช่น
- ระบบเช็ควันครบกำหนดจาก Google Sheet
- สร้าง Trigger ใน Google Apps Script ให้ส่งแจ้ง HR หรือหัวหน้างานล่วงหน้า
- กำหนดข้อความให้ตรงตามแผนก/พนักงาน
✅ ประหยัดเวลา ✅ ลดข้อผิดพลาด ✅ เพิ่มความเป็นมืออาชีพ
2. สรุปผลแบบประเมิน 360 องศา
ก่อนใช้ AI Automation
ผลประเมินมักมาในรูปแบบคำตอบเปิด (Open-ended)
HR ต้องใช้เวลาหลายชั่วโมงอ่านคำตอบทีละคน แล้วจับประเด็นเด่น–ด้อยด้วยตนเอง
หลังใช้ AI Automation
สามารถนำข้อมูลจากแบบประเมินเข้า ChatGPT หรือ AI Tool อื่น ๆ เพื่อให้ช่วย:
- สรุปหัวข้อหลักที่ถูกกล่าวถึงบ่อย
- จัดกลุ่มความคิดเห็น (Thematic Clustering)
- วิเคราะห์จุดแข็ง จุดพัฒนา
- สร้างสไลด์หรือรายงานเสนอผู้บริหาร
✅ แม่นยำ ✅ เร็ว ✅ เข้าใจภาพรวมง่ายขึ้น
3. สร้าง HR Dashboard แบบอัตโนมัติ
ก่อนใช้ AI Automation
การทำรายงานประจำเดือนหรือไตรมาส เช่น
- จำนวนพนักงานลาออก
- อัตราการเข้า–ออก
- สถิติเวลาทำงาน
มักใช้เวลาหลายชั่วโมง รวมไฟล์จากหลายแหล่งและวาดกราฟเอง
หลังใช้ AI Automation
คุณสามารถใช้เครื่องมือเช่น Google Looker Studio / Power BI / Tableau
เชื่อมกับ Google Sheets หรือ HRIS เพื่อให้ข้อมูลอัปเดตอัตโนมัติ
และสร้าง Dashboard สรุปผลที่ดูง่าย เข้าใจได้ในพริบตา
✅ ข้อมูลเรียลไทม์ ✅ ไม่ต้องทำซ้ำ ✅ ใช้นำเสนอต่อผู้บริหารได้เลย
4. ร่างเอกสาร HR ด้วย AI
ก่อนใช้ AI Automation
ต้องใช้เวลาร่างเองทีละฉบับ ไม่ว่าจะเป็น:
- Job Description
- Email ประกาศภายใน
- จดหมายเตือน
- คู่มือพนักงาน
หลังใช้ AI Automation
คุณสามารถใช้ AI สำหรับ HR อย่าง ChatGPT เพื่อช่วยร่างเอกสารเบื้องต้นได้ทันที
เพียงแค่ใส่คำสั่งที่เหมาะสม (Prompt) เช่น
“ช่วยเขียน JD สำหรับตำแหน่ง Marketing Executive ในสไตล์บริษัท Startup”
“ช่วยเขียน Email แจ้งพนักงานเรื่องวันหยุดพิเศษอย่างเป็นทางการ”
✅ ได้เอกสารเร็ว ✅ ปรับสไตล์ได้ ✅ สื่อสารมืออาชีพมากขึ้น
5. สรุปแบบสอบถาม Engagement หรือ Exit Interview
ก่อนใช้ AI Automation
HR ต้องอ่านคำตอบทีละบรรทัด สรุปประเด็น วิเคราะห์ความรู้สึกของพนักงานเอง
หลังใช้ AI Automation
นำคำตอบเข้าสู่ระบบ AI เช่น ChatGPT ให้ช่วย:
- วิเคราะห์อารมณ์ (Sentiment Analysis)
- จัดหมวดหมู่ข้อเสนอแนะ
- สรุปภาพรวมในรูปแบบ Bullet Point หรือแผนภาพ
✅ ได้ Insight จริง ✅ เห็นปัญหาเร็ว ✅ นำไปใช้วางแผนได้ทันที
สรุป: เริ่มใช้ AI Automation ทีละนิด แล้วชีวิต HR จะง่ายขึ้นมาก
AI สำหรับ HR ไม่ใช่เรื่องไกลตัวอีกต่อไป
คุณไม่จำเป็นต้องเป็นสายเทคโนโลยี ก็สามารถเริ่มต้นเปลี่ยนงาน HR แบบเดิม ๆ ให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นได้เริ่มจาก 1 งานที่ทำซ้ำ → สร้างระบบแจ้งเตือน → ใช้ AI ร่างเอกสาร
แล้วคุณจะพบว่า “HR ที่ใช้ AI” ไม่เพียงทำงานได้ดีขึ้น แต่ยังมีเวลาให้ “คิดเชิงกลยุทธ์” มากขึ้นด้วย
